VeriFactu para psicólogos: plazos y cómo cumplir

Qué es Veri*Factu

Veri*Factu es el nombre con el que se conoce el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo es que las facturas emitidas con un programa no se puedan borrar ni alterar sin dejar rastro.

No es un programa ni un formato nuevo de factura: es una lista de requisitos que tiene que cumplir el programa con el que facturas. En la práctica, cada vez que emites una factura, el programa:

• Genera un registro de facturación con los datos de la factura.
• Lo encadena con el anterior mediante una huella digital, de forma que cualquier cambio posterior se nota.
• Añade un código QR a la factura, con el que tu paciente puede comprobarla en la web de la Agencia Tributaria.

El reglamento admite dos modalidades. En la modalidad VERI*FACTU, el programa envía cada registro a Hacienda en el momento y la factura lo indica con esa leyenda. En la otra, el programa guarda los registros firmados electrónicamente y un registro de eventos, y los entrega si Hacienda los pide.

Tampoco hay una certificación oficial ni una lista de programas aprobados por la Agencia Tributaria. Es el fabricante quien presenta una declaración responsable de que su programa cumple, y esa declaración tiene que poder consultarse en el propio programa.

¿A quién afecta?

Afecta a los empresarios y profesionales que emiten facturas con un programa informático, y eso incluye a las psicólogas, los psicólogos y demás terapeutas autónomos. Hay excepciones:

• Quien ya lleva los libros del IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII).
• Quien tiene su domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, que tienen sus propias normas.
• Quien hace sus facturas a mano, sin ningún programa.

Ojo con lo último: la Agencia Tributaria entiende que una hoja de cálculo o un procesador de textos que usas para hacer facturas también es un sistema de facturación. Por sí solos no cumplen los requisitos, así que, si hoy facturas con Excel o Word, te conviene cambiar a un programa adaptado.

Que tus sesiones estén exentas de IVA (artículo 20.1.3º de la Ley del IVA) no cambia nada. Son dos cosas distintas:

• La exención de IVA decide si cobras el impuesto. No lo cobras.
• Veri*Factu decide cómo tiene que ser el programa con el que emites la factura, lleve IVA o no.

Plazos: cuándo te toca

Las fechas las fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que retrasó las anteriores:

No hay que confundirlo con la factura electrónica obligatoria, que es otra norma con otras fechas y solo afecta a las facturas entre profesionales y empresas.

Qué cambia en tus facturas

Para tus pacientes, casi nada: la factura lleva los mismos datos y, además, un código QR. Para ti, lo que cambia es el programa:

• La numeración es correlativa y la controla el programa.
• Una factura emitida no se edita ni se borra. Si hay un error, se corrige con una factura rectificativa.
• El programa genera el registro, la huella y el QR sin que tengas que hacer nada a mano.
• En la modalidad VERI*FACTU, el programa envía el registro a Hacienda. Para eso necesita tu certificado digital o una autorización tuya para enviarlo en tu nombre.

Es una buena ocasión para revisar cómo tienes organizada tu consulta: si la factura sale del mismo sitio donde apuntas la sesión y el cobro, te ahorras copiar datos.

Sanciones: a quién se aplican

Las multas están en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria y distinguen entre quien hace el programa y quien lo usa:

• Quien fabrica o comercializa un programa que no cumple: 150.000 € por cada ejercicio y por cada tipo de programa.
• Quien lo usa: 50.000 € por cada ejercicio, si tiene un programa que no cumple los requisitos o que ha sido alterado.

La multa al usuario no depende del número de facturas. Lo que te protege es sencillo: usar un programa cuyo fabricante haya firmado la declaración responsable y no manipular las facturas que emite.

Qué puedes hacer ya

No hace falta correr, pero sí conviene no dejarlo para el último mes:

1. Mira cómo facturas hoy. ¿A mano, con Excel o Word, o con un programa?
2. Si usas un programa, pregunta a tu proveedor si tiene la declaración responsable de Veri*Factu, qué modalidad usa y cuándo estará listo.
3. Ten a mano tu certificado digital. El de persona física de la FNMT es gratuito. Algunos programas te piden, en su lugar, que firmes una autorización para enviar los registros en tu nombre.
4. Haz una factura de prueba antes de la fecha y comprueba que el QR funciona.
5. Guarda tus facturas anteriores. Hay que conservarlas al menos cuatro años, que es el plazo que tiene Hacienda para revisarlas.
6. Coméntalo con tu gestoría, sobre todo si también facturas a centros o mutuas.

Cómo elegir un programa de facturación

1. Que muestre su declaración responsable

Es la garantía de que el fabricante se compromete a cumplir el reglamento. Si no la encuentras ni te la saben enseñar, desconfía.

2. Que haga el trabajo técnico por ti

La huella, el QR y, en su caso, el envío a Hacienda los genera el programa. No deberías tener que hacer nada de eso a mano.

3. Que entienda la exención sanitaria de IVA

Muchos programas genéricos ponen IVA a todo por defecto. El tuyo tiene que emitir facturas exentas con la mención correcta.

4. Que esté junto a tu agenda y tus cobros

Si apuntas la sesión en un sitio y facturas en otro, copiarás datos y cometerás errores. Lo ideal es que la factura salga del cobro. Puedes ver cómo en nuestra guía para automatizar los cobros de tu consulta.

Y Terapli, ¿qué?

Terapli todavía no emite facturas Veri*Factu. Lo estamos preparando para el plan Ilimitado, con un proveedor de facturación especializado, pero aún no está en marcha: para que emita en tu nombre tendrás que firmar una autorización ante Hacienda y dejar configurada tu numeración. Te lo diremos cuando funcione; hasta entonces no lo damos por hecho.

Lo que sí hace hoy: registrar la sesión y el cobro en el mismo sitio y prepararte la factura en PDF a partir de tus cobros, con la mención de exención de IVA. El número lo pones tú y Terapli no envía nada a la Agencia Tributaria: te ayuda a dar forma al documento, no es un sistema de facturación Veri*Factu.

Errores frecuentes

«Estoy exenta de IVA, así que no me afecta»

La exención de IVA no te exime de Veri*Factu. Si facturas con un programa, te afecta.

«Mi programa ya cumplirá»

No lo des por hecho. Pide la declaración responsable y pregunta qué modalidad usa.

«Ya lo miraré en junio»

Pedir el certificado, configurar el programa y probarlo lleva su tiempo. Si lo haces con calma unos meses antes, el día que te toque facturarás igual que hoy.

«Si me equivoco, edito la factura»

Con Veri*Factu, una factura emitida no se toca. Los errores se corrigen con una factura rectificativa.

«Las facturas antiguas ya no importan»

Las que emitiste antes del cambio hay que conservarlas igual. Guarda una copia fuera del programa por si cambias de proveedor.